咨詢熱線：15879068826技術(shù)支持:0791-87638880咨詢熱線：15879068826技術(shù)支持:0791-87638880“實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)層面以項(xiàng)目或人為中心的狀態(tài)、過程、結(jié)果關(guān)聯(lián)的組織高效集中管理?！?/span>
——中石化中海船舶燃料供應(yīng)公司總經(jīng)理秘書 尤成德
應(yīng)用背景
近幾年連續(xù)的能源短缺現(xiàn)象使能源行業(yè)備受社會關(guān)注。與此同時(shí)，能源各行業(yè)為了提高生產(chǎn)效率、提高管理水平、降低成本、保證安全生產(chǎn)，加快了信息化建設(shè)的步伐，加大了對信息化建設(shè)的投入力度，尤其是為了提高信息化的應(yīng)用功效，加大了對應(yīng)用軟件的投入。
中石化中海船舶燃料供應(yīng)有限公司（簡稱：中海燃供）是中國石化和中國海運(yùn)集團(tuán)兩家國資委直屬的特大型企業(yè)的合資公司。中國石化和中國海運(yùn)集團(tuán)在世界石油和航運(yùn)市場中有著各自的獨(dú)特優(yōu)勢，多年來在油品供應(yīng)運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域建立了良好的合作關(guān)系。2003年，兩大集團(tuán)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合出資組建中海燃供，公司注冊資本8.76億元。
中海燃供公司總部設(shè)在廣州，主要從事船舶燃油和物資供應(yīng)以及相關(guān)的業(yè)務(wù)。在廣州、佛山、東莞、湛江、海南、廈門、寧波、上海、青島、天津、秦皇島、大連等地設(shè)有19個分（子）公司。在中國沿海各主要港口城市擁有多處油庫、碼頭、倉庫等設(shè)施；擁有45艘船舶和37個經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)；職工總?cè)藬?shù)2000余人。
從管理層面來看，中海燃供信息化建設(shè)的重點(diǎn)是綜合管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)。作為一家優(yōu)秀的大型企業(yè)，中海燃供在信息化建設(shè)方面一直采取積極務(wù)實(shí)的態(tài)度，有著明確的信息化建設(shè)目標(biāo)。就以廣州總部來說，有電腦100多臺，采用兩條10M光纖對外連接，ERP系統(tǒng)也正開始上線運(yùn)行，整個公司從上到下，建立了良好的信息化基礎(chǔ)設(shè)施保障。
客戶需求
雖說中海燃供網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息基礎(chǔ)設(shè)施頗為完善，但與國際先進(jìn)同樣企業(yè)相比，還存在一定的差距。在國際市場競爭的大背景下，差距即意味著必須不斷解決信息化的需求問題。
作為集團(tuán)式公司，中海燃供在日常辦公上，幾百臺電腦只是單純的信息載體，沒有真正的合理利用起來，未能很好的解決公司內(nèi)部協(xié)同化管理辦公實(shí)際存在的問題，比如溝通不及時(shí)、信息共享難、辦公費(fèi)用高等。我們簡單概況一下：
1. 企業(yè)內(nèi)部普遍存在溝通不及時(shí)、不順暢的問題
中海燃供存在人多、點(diǎn)廣、線長；多工種作業(yè)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)緊扣；信息量密集的特點(diǎn)。因此，要求信息對稱和流轉(zhuǎn)水平高，應(yīng)當(dāng)對分散在各地的整個生產(chǎn)流程進(jìn)行不間斷的連續(xù)監(jiān)控和即時(shí)狀態(tài)的了解。基礎(chǔ)建設(shè)僅僅提高了企業(yè)對外部各種關(guān)鍵信息及時(shí)獲取、快速反應(yīng)的能力，而未使信息和知識共享，缺少統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，信息無法在全公司內(nèi)暢通無阻。例如要搞一次視頻會議，他們逐個分公司打電話通知，光打電話就花了一個多小時(shí)，而且溝通效果欠佳。
2. 分公司油品價(jià)格上報(bào)，沒有規(guī)范的工作流程與數(shù)據(jù)流程
各分公司的油品價(jià)格上報(bào)，每天一次，作為油品供應(yīng)商，在全國各地都有營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，每天都要將油品的價(jià)格及時(shí)上報(bào)公司總部審批。中海燃供每天都會收到大量的傳真價(jià)格表，各分公司根據(jù)各自喜好使用不同的數(shù)據(jù)表單，數(shù)據(jù)不能按照標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程采集入庫。
3. 分公司、部門與總部之間沒有良好的企業(yè)規(guī)范化信息資源庫
中海燃供總部每月平均處理300多份外來公文，由秘書專門處理，手工請示領(lǐng)導(dǎo)和分發(fā)到各相關(guān)部門。由于行業(yè)特有的高危險(xiǎn)性，對于各種涉及安全性信息的上傳下達(dá)要求高，也就是說，對于跨組織結(jié)構(gòu)的信息的垂直流轉(zhuǎn)要求高，對于不同地區(qū)、系統(tǒng)、部門的信息集成度的要求很高。因此，需要把分散的應(yīng)用系統(tǒng)整合起來，要建立企業(yè)規(guī)范化的信息資源，使信息資源更加動態(tài)化、協(xié)同化，建立一個良好的信息資源庫。
解決方案
基于上述問題，用友致遠(yuǎn)認(rèn)為中海燃供的信息化驅(qū)動力最主要來自于向管理要效益、降低成本和提高綜合競爭能力，因此，迫切需要建立起一個與部門、分公司的溝通、信息共享、收發(fā)文等的協(xié)同工作平臺。作為行業(yè)優(yōu)秀大型企業(yè)，中海燃供非常重視信息化的總體規(guī)劃，在產(chǎn)品的選型上也傾向于采用成熟的商用軟件，中海燃供的高層領(lǐng)導(dǎo)很快與用友致遠(yuǎn)達(dá)成共識，充分認(rèn)可協(xié)同管理軟件的應(yīng)用價(jià)值，最終選定了用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同辦公軟件企業(yè)版。
中海燃供注重各級“一把手工程”，采取自上而下地推進(jìn)模式。項(xiàng)目實(shí)施前，中海燃供從上至下，統(tǒng)一行動，總經(jīng)理親自督促，成立了由綜合部主任為項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)班子，由秘書科科長、秘書科科員、企管科科員在一線配合項(xiàng)目實(shí)施。另外，為了減輕實(shí)施壓力，在實(shí)施之前就將實(shí)施調(diào)研表分發(fā)送下去，并作了相關(guān)調(diào)研培訓(xùn)，將各部門需求、表單、流程收集了上來。在中海燃供的積極響應(yīng)下，協(xié)同工作平臺迅速在中海燃供得以成功實(shí)施與應(yīng)用起來。
以下是中海燃供應(yīng)用A6協(xié)同軟件關(guān)鍵技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息共享、高效審批的工作流程：
第一步：找到別人發(fā)來的協(xié)同，轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)
第二步：在“已發(fā)事項(xiàng)”里找到轉(zhuǎn)發(fā)的協(xié)同
第三步：轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)的操作
到這一步，由某人發(fā)起的一個給領(lǐng)導(dǎo)審批的協(xié)同，由秘書科秘書完成了，具體流程是：
發(fā)起者 → 秘書科秘書；秘書科秘書（轉(zhuǎn)發(fā)） → 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（處理）；秘書科秘書（將領(lǐng)導(dǎo)審批了的協(xié)同再轉(zhuǎn)發(fā)） →發(fā)起者。
第四步：秘書科秘書將該協(xié)同歸檔
這樣，整個流程完畢，該協(xié)同時(shí)實(shí)記錄全過程，通過對面向主題的、集成的、穩(wěn)定的、不同時(shí)間的數(shù)據(jù)集合應(yīng)用，把分布在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中不同信息島上的數(shù)據(jù)集成到一起，并且得以完整保存，方便隨時(shí)查看，實(shí)現(xiàn)了信息共享。
客戶收益
中海燃供協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)現(xiàn)已有用戶數(shù)三百余人，大部分信息走協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了部門、分公司的溝通與信息共享。具體收益有：
n 公告、通知全部在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，大大節(jié)省辦公費(fèi)用，增強(qiáng)了溝通與組織行為協(xié)作的時(shí)效性。
n 內(nèi)部溝通采用協(xié)同、在線聊天，節(jié)約了通訊費(fèi)用。
n 各種辦公流程在協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，節(jié)省時(shí)間成本。如分公司的信息上報(bào)，無需再傳真、EMAIL了。
n 單位文檔，信息匯總歸檔，隨時(shí)查閱。負(fù)責(zé)文檔管理的職能部門，如秘書科對此受益最大。
n 覆蓋不同地區(qū)、不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)層面及流程，協(xié)助企業(yè)創(chuàng)造新價(jià)值，也為企業(yè)的協(xié)同工作創(chuàng)造了一個全新環(huán)境。
建立完善的信息資源管理機(jī)制，整合信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，提高企業(yè)信息管理能力和在行業(yè)中的整體運(yùn)營效率。
中海燃供正享受著協(xié)同工作帶來的快樂：適時(shí)的點(diǎn)對點(diǎn)溝通，增強(qiáng)了員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，大大提高了員工的工作能動性；實(shí)現(xiàn)了真正意義上的移動辦公，提供了多種辦公模式，加強(qiáng)了企業(yè)的凝聚力；規(guī)范了公司的辦公流程、節(jié)約了每天繁瑣的信息工作處理時(shí)間……我們祝福中海燃供燃起A6協(xié)同之火，在信息化建設(shè)的道路上越走越穩(wěn)，越走越遠(yuǎn)。
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