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中海國(guó)際全稱中海國(guó)際船舶管理有限公司，系中國(guó)海運(yùn)（集團(tuán)）總公司的一級(jí)子公司。是集團(tuán)在整合了原上海海運(yùn)、廣州海運(yùn)、大連海運(yùn)所屬的船員管理、船舶管理及教育培訓(xùn)資源后，于2004年12月8日在上海成立的。公司在上海、廣州、大連三地分別設(shè)有分公司，在北京擁有子公司—中海海員對(duì)外技術(shù)服務(wù)有限公司，還有上海、廣州兩地的教育培訓(xùn)中心。中海國(guó)際管理著超過2萬(wàn)名船員，為中國(guó)海運(yùn)（集團(tuán)）總公司所屬的各船公司配員并派員。
“我們每天上班的第一件事情，就是登錄到OA系統(tǒng)，看看自己有什么事務(wù)要處理，再看看‘集團(tuán)空間’，看看全公司層面有什么新聞、公告，看看‘單位空間’，看看本單位的新聞、公告，OA系統(tǒng)就這樣伴隨著每個(gè)人一天的工作，這已經(jīng)成了我們的習(xí)慣，即使外出，如果沒上OA系統(tǒng)，總覺得好像有什么事務(wù)還在等著處理……”中海國(guó)際企管部發(fā)展科科長(zhǎng)李國(guó)棟如此描述A8在本公司上線運(yùn)行后帶給他們的變化。同李科長(zhǎng)聊起A8協(xié)同，他很是熱情地為我們介紹了A8協(xié)同在他們公司從選型、實(shí)施上線到試運(yùn)行直至運(yùn)行至今的一個(gè)個(gè)故事，講述了他在A8實(shí)施過程中的諸多體會(huì)。
“既獨(dú)立又集中”的集團(tuán)統(tǒng)一管控平臺(tái)
OA系統(tǒng)建設(shè)，是公司業(yè)務(wù)和管理的需要，是提升管理水平、提高管理質(zhì)量的需要，是提升管理效率、規(guī)范管理流程的需要。作為公司“一把手”工程的信息化管理工作，列入2008年公司信息化建設(shè)項(xiàng)目之一的OA系統(tǒng)，在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，取得了一定的成效。首先，在OA系統(tǒng)的選型上，遵循了以下原則，即：系統(tǒng)的功能能滿足公司的管理要求，能適應(yīng)公司的管理體制，能最大程度地實(shí)現(xiàn)公司總部與下屬單位間的分級(jí)管理模式以及地域分散卻管理統(tǒng)一的管理方式。中海國(guó)際總部設(shè)在上海，并在上海、廣州、大連、北京另有7個(gè)下屬單位，采取由總部集中統(tǒng)一管理，下屬單位相對(duì)獨(dú)立的管理模式。為此，中海國(guó)際“花了三個(gè)月的時(shí)間，對(duì)市場(chǎng)上主流的OA協(xié)同辦公軟件進(jìn)行了接觸，有的還進(jìn)行了試用”，最后發(fā)現(xiàn)，唯一能滿足中海國(guó)際現(xiàn)行企業(yè)架構(gòu)，最大程度地適應(yīng)中海國(guó)際管理要求的，就是致遠(yuǎn)A8集團(tuán)版協(xié)同管理系統(tǒng)。其“集團(tuán)版”特征充分體現(xiàn)了公司上下級(jí)管理層級(jí)，總部與下屬單位之間能集中又能獨(dú)立的管理模式。公告、新聞等板塊既能集中、統(tǒng)一在全公司范圍的“集團(tuán)空間”內(nèi)發(fā)布，又能獨(dú)立、自主在各所屬單位范圍的“單位空間”內(nèi)發(fā)布；各單位擁有各自的“公文管理”流程，收文、發(fā)文自成體系、互不干擾，而“公文交換”，能快速、高效、便捷地實(shí)現(xiàn)總部與所屬單位間上、下行文的傳遞，公文處理的時(shí)效性得以充分發(fā)揮；“協(xié)同辦公”功能實(shí)現(xiàn)了個(gè)人辦公事務(wù)的統(tǒng)一和靈活，每個(gè)人都能跨部門、跨單位，與系統(tǒng)中的任何人進(jìn)行事務(wù)處理；定制的各類“表單”，規(guī)范了事務(wù)處理流程，行政審批制度得以嚴(yán)格執(zhí)行等等。
跨地域的高效溝通審批平臺(tái)
“OA上面有的，你自己去看吧！”普通的一句話代表著一個(gè)企業(yè)辦公管理方面的改變。自2008年5月中海國(guó)際A8項(xiàng)目實(shí)施以來，中海國(guó)際的日常行政辦公管理發(fā)生了改變，特別是在公文管理和日常管理審批方面，有了極大的效率提升。
對(duì)于此，李科長(zhǎng)有著很深的體會(huì)，“協(xié)同辦公已經(jīng)成為中海國(guó)際全體管理人員的辦公新習(xí)慣”是他對(duì)筆者說的第一句話。他告訴筆者，在使用協(xié)同之前，總部機(jī)關(guān)的管理人員，每天都要接到大量下屬單位的長(zhǎng)途電話、傳真，每天要花相當(dāng)?shù)臅r(shí)間在與異地單位的溝通上。而且，紙介材料的傳遞，總部機(jī)關(guān)下屬單位間只能通過郵寄方式實(shí)現(xiàn)，時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高、易出錯(cuò)。
A8上線后，李科長(zhǎng)的感受是很明顯的，“基本上我們電話、傳真都明顯減少”，目前，各單位間已經(jīng)基本放棄了紙介的辦公方式，全部改為了協(xié)同方式流轉(zhuǎn)，初步估計(jì)，單是傳真，估計(jì)與原來相比可減少長(zhǎng)途電話費(fèi)用20%-30%。大家有什么需要溝通的，就直接在協(xié)同平臺(tái)上進(jìn)行溝通了。公文流轉(zhuǎn)不僅節(jié)省了大量在途時(shí)間，也節(jié)省了相當(dāng)?shù)馁M(fèi)用（如印刷費(fèi)、紙張費(fèi)、快遞費(fèi)等），從根本上提高了辦公效率，尤其是公文的處理效率，更為建設(shè)集約型企業(yè)作出了貢獻(xiàn)。
除了公司總部與所屬單位間的審批更加便捷之外，全體用戶對(duì)A8最大的一個(gè)感受就是拉近了總部機(jī)關(guān)與所屬單位之間的距離。特別是“集團(tuán)空間”中的“公告”、“新聞”等，讓身處異地的所屬單位用戶能及時(shí)了解公司發(fā)生的各項(xiàng)事情，提高了信息的快捷度，信息公開得以充分實(shí)現(xiàn)。
簡(jiǎn)單易用 客戶親身設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)用
在系統(tǒng)正常運(yùn)行、各用戶相對(duì)滿意的背后，是實(shí)施人員尤其是系統(tǒng)管理員的辛勤付出。
整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，是在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由公司企管部負(fù)責(zé)進(jìn)行的，企管部發(fā)展科李國(guó)棟科長(zhǎng)擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員，具體負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施和運(yùn)行。項(xiàng)目組用短短2個(gè)月不到的時(shí)間，先后完成了公司總部和7個(gè)下屬單位的公文管理的全部配置，并進(jìn)行了系統(tǒng)搭建、系統(tǒng)初始化、流程梳理等工作，為協(xié)同系統(tǒng)的全面啟用奠定了基礎(chǔ)。與其他企業(yè)不同的是，中海國(guó)際協(xié)同系統(tǒng)“表單應(yīng)用”中的所有表單全部都由李科長(zhǎng)自己獨(dú)立設(shè)計(jì)，開創(chuàng)了客戶獨(dú)立、自主管理系統(tǒng)的最快、最好記錄。
李科長(zhǎng)在談到公司的協(xié)同系統(tǒng)之所以能得到廣大用戶的認(rèn)可，之所以能在較短的時(shí)間內(nèi)在全系統(tǒng)中得到應(yīng)用，跟系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)的全面掌控與駕馭是密不可分的。他說，一個(gè)好的協(xié)同系統(tǒng)管理員應(yīng)具備三個(gè)條件：較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、熟悉辦公室事務(wù)、較好的溝通協(xié)調(diào)能力。李科長(zhǎng)1986年畢業(yè)于計(jì)算機(jī)專業(yè)，擔(dān)任過多年的辦公室主任一職，做過十多年的教師和多年的行政管理職務(wù)，可以說，他具備了一個(gè)優(yōu)秀系統(tǒng)管理員的全部?jī)?yōu)勢(shì)，很好的計(jì)算機(jī)專業(yè)業(yè)務(wù)與教師所特有的語(yǔ)言表達(dá)能力，分析問題與解決問題的能力在他身上充分體現(xiàn)；熟悉公文管理的收文、發(fā)文規(guī)范及處理流程；有較強(qiáng)的部門之間、與下屬單位間的溝通協(xié)調(diào)能力，一個(gè)最好的例證就是，李科長(zhǎng)自己編寫適合中海國(guó)際要求的操作說明書，總部機(jī)關(guān)及7個(gè)下屬單位的協(xié)同系統(tǒng)操作培訓(xùn)均由李科長(zhǎng)一人完成，使用戶用最短的時(shí)間掌握了協(xié)同系統(tǒng)的基本原理和操作方法。他笑著對(duì)我們說，“現(xiàn)在，我可以充當(dāng)A8系統(tǒng)的客服了”。
“我可以很自豪地說，A8集團(tuán)版在我們公司的應(yīng)用情況是屬于比較好的”、“我們也為A8系統(tǒng)3.02版的功能改進(jìn)及完善作出了相當(dāng)大的貢獻(xiàn)”，李科長(zhǎng)對(duì)A8給中海國(guó)際管理帶來的管理效益給予了較高的評(píng)價(jià)，也對(duì)A8系統(tǒng)的不斷成長(zhǎng)寄予了較高的期望。他希望致遠(yuǎn)公司繼續(xù)努力，開創(chuàng)軟件開發(fā)新領(lǐng)域，做軟件企業(yè)的排頭兵。
